Polityka prywatności (RODO)

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Transport Kris, z siedzibą przy Altmannsdorferstraße 104/2/256, 1120 Wiedeń, Austria .

Niniejsza polityka dotyczy korzystania ze strony internetowej Transport Kris, paneli użytkowników oraz aplikacji mobilnej TK Kurier.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: info@transportkris.com .

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od sposobu korzystania z naszych usług możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP/UID, identyfikator klienta, partnera lub kierowcy, numer FTK oraz numer zamówienia lub transportu.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres rozliczeniowy, adres odbioru lub dostawy oraz kraj.
• Dane dotyczące konta: nazwa użytkownika, przypisana rola, status konta, ustawienia, dane dotyczące logowania oraz informacje niezbędne do uwierzytelnienia użytkownika.
• Dane dotyczące zamówień i transportów: historia zamówień, miejsca odbioru i dostawy, status realizacji, terminy, instrukcje transportowe, dane przesyłki oraz informacje niezbędne do wykonania usługi.
• Dane lokalizacyjne: bieżąca lokalizacja GPS, historia trasy, współrzędne geograficzne, czas pomiaru, prędkość oraz inne dane potrzebne do monitorowania realizowanego transportu.
• Zdjęcia i materiały multimedialne: zdjęcia wykonane podczas odbioru i dostawy, zdjęcia przesyłki, opakowania, dokumentów, loggerów, uszkodzeń oraz innych elementów wymaganych w procesie realizacji zlecenia.
• Dokumenty: listy przewozowe, potwierdzenia odbioru i dostawy, podpisy, formularze, faktury, reklamacje, załączniki oraz dokumenty PDF.
• Dane transakcyjne i rozliczeniowe: historia zamówień, faktury, płatności, statusy rozliczeń oraz pobrane dokumenty.
• Dane z bazy klientów i partnerów: dane rejestracyjne, historia współpracy, historia kontaktu, przypisane zamówienia i notatki służbowe.
• Dane komunikacyjne: wiadomości, zgłoszenia, reklamacje oraz załączniki przesłane za pomocą formularzy, panelu, aplikacji lub poczty elektronicznej.
• Dane techniczne: adres IP, typ i wersja urządzenia, wersja systemu Android, informacje o przeglądarce, identyfikatory sesji, znaczniki czasu, logi bezpieczeństwa oraz informacje o działaniu aplikacji.
• Dane diagnostyczne: informacje dotyczące błędów, awarii, wydajności i stabilności systemu, jeśli są niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania aplikacji.
• Dane dotyczące powiadomień: informacje niezbędne do wysyłania powiadomień o nowych zleceniach, zmianach statusu i komunikatach systemowych.
• Dane dotyczące plików cookies: niezbędne identyfikatory cookies oraz, po uzyskaniu zgody, identyfikatory analityczne lub marketingowe.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Wykonanie umowy lub zamówienia – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w szczególności w celu przyjęcia, organizacji, realizacji, monitorowania i rozliczenia transportu.
• Obsługa kont użytkowników – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu rejestracji, logowania, zarządzania kontem oraz udostępniania odpowiednich funkcji klientom, partnerom, dyspozytorom i kierowcom.
• Monitorowanie realizacji transportu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu potwierdzenia przebiegu trasy, realizacji zlecenia, bezpieczeństwa transportu i zapewnienia klientowi informacji o jego wykonaniu.
• Dokumentowanie odbioru i dostawy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, poprzez zdjęcia, dokumenty, podpisy, znaczniki czasu i dane lokalizacyjne.
• Fakturowanie i rozliczenia – art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.
• Realizacja obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w zakresie księgowości, podatków i przechowywania dokumentacji.
• Zapewnienie bezpieczeństwa – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w szczególności w celu ochrony kont, wykrywania nadużyć, rejestrowania zdarzeń i przeciwdziałania nieuprawnionemu dostępowi.
• Rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Kontakt i bieżąca obsługa – art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.
• Marketing lub analiza – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie jeśli wymagana zgoda została udzielona.

4. Lokalizacja GPS i monitorowanie trasy

Aplikacja TK Kurier może korzystać z dokładnej lokalizacji urządzenia podczas realizacji aktywnego zlecenia. Lokalizacja może być przetwarzana również wtedy, gdy aplikacja działa w tle lub ekran urządzenia jest wyłączony, jeżeli jest to potrzebne do ciągłego monitorowania transportu.

Dane lokalizacyjne są wykorzystywane w szczególności do:

• pokazywania aktualnego położenia kierowcy i transportu,
• zapisywania przebiegu realizowanej trasy,
• potwierdzania dotarcia do miejsca odbioru lub dostawy,
• zapewnienia bezpieczeństwa transportu,
• wykrywania nieprawidłowości w realizacji zlecenia,
• obsługi geofencingu i ostrzeżeń związanych z trasą,
• udokumentowania prawidłowego wykonania usługi.

Śledzenie lokalizacji jest związane z wykonywaniem zlecenia i może być zatrzymywane po zakończeniu transportu, zgodnie z funkcjami aplikacji i organizacją realizacji usługi.

5. Uprawnienia aplikacji TK Kurier

W zależności od wersji systemu i używanych funkcji aplikacja może poprosić użytkownika o przyznanie następujących uprawnień:

• Dokładna lokalizacja: potrzebna do monitorowania realizowanego transportu.
• Lokalizacja w tle: potrzebna do zachowania ciągłości śledzenia podczas aktywnego zlecenia, także po wygaszeniu ekranu lub przejściu aplikacji do tła.
• Aparat: potrzebny do wykonywania zdjęć przesyłek, dokumentów, loggerów, odbioru, dostawy lub uszkodzeń.
• Dostęp do zdjęć lub plików: potrzebny do wybierania, zapisywania, przesyłania lub pobierania dokumentów i materiałów związanych ze zleceniem.
• Powiadomienia: potrzebne do informowania o nowych zleceniach, zmianach statusów, ważnych terminach i komunikatach systemowych.
• Dostęp do sieci: potrzebny do synchronizacji danych z platformą Transport Kris.
• Biometria: jeśli użytkownik ją włączy, może służyć do bezpiecznego odblokowania dostępu do aplikacji. Dane biometryczne pozostają obsługiwane przez system urządzenia i nie są przechowywane przez Transport Kris.

Użytkownik może zarządzać uprawnieniami w ustawieniach swojego urządzenia. Wyłączenie niektórych uprawnień może ograniczyć lub uniemożliwić korzystanie z funkcji wymaganych do realizacji transportu.

6. Zdjęcia, dokumenty i potwierdzenia realizacji

Podczas realizacji zlecenia aplikacja może umożliwiać lub wymagać wykonania i przesłania zdjęć, dokumentów, podpisów i innych potwierdzeń.

Materiały te mogą obejmować:

• zdjęcia przesyłki przy odbiorze i dostawie,
• zdjęcia loggerów i urządzeń pomiarowych,
• zdjęcia ewentualnych uszkodzeń,
• listy przewozowe i dokumenty transportowe,
• podpisy i potwierdzenia odbioru,
• pliki PDF i załączniki związane ze zleceniem,
• dokumenty związane z reklamacjami lub weryfikacją.

Materiały są wykorzystywane do wykonania umowy, potwierdzenia prawidłowej realizacji transportu, obsługi reklamacji, bezpieczeństwa oraz ochrony przed roszczeniami i nadużyciami.

7. Konta użytkowników i bezpieczeństwo logowania

Dostęp do części funkcji platformy i aplikacji wymaga utworzenia konta oraz zalogowania.

W celu ochrony konta możemy przetwarzać dane dotyczące sesji, urządzenia, czasu logowania, adresu IP, użytej metody uwierzytelnienia i zdarzeń bezpieczeństwa.

Hasła powinny być przechowywane w postaci zabezpieczonej i nie są udostępniane innym użytkownikom. Użytkownik jest zobowiązany do ochrony swoich danych logowania i nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.

8. Baza klientów, partnerów i kierowców

Prowadzimy zabezpieczone bazy danych zawierające informacje niezbędne do zarządzania klientami, partnerami, kierowcami, zamówieniami i transportami.

• Dostęp do danych mają wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.
• Każdy użytkownik otrzymuje dostęp tylko do danych, które są związane z jego kontem, rolą lub powierzonym zleceniem.
• Identyfikatory użytkowników i zamówień służą do ograniczania dostępu oraz zapobiegania wyświetlaniu danych innych klientów lub partnerów.
• Dane są przechowywane na zabezpieczonej infrastrukturze serwerowej.
• Dla bezpieczeństwa i audytu możemy zapisywać datę, godzinę, użytkownika, nazwę pliku oraz rodzaj wykonanej czynności.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do działania usług Transport Kris, w szczególności:

• dostawcom hostingu, infrastruktury serwerowej i domen,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom usług technicznych i informatycznych,
• systemom księgowym i fakturowym,
• bankom i operatorom płatności, jeśli dotyczy,
• partnerom realizującym przypisane im zlecenia,
• doradcom prawnym, księgowym i innym usługodawcom zobowiązanym do zachowania poufności,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie są zobowiązane do stosowania odpowiednich zabezpieczeń i korzystania z danych wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami oraz obowiązującym prawem.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Dążymy do przetwarzania danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli korzystanie z określonej usługi technicznej spowoduje przekazanie danych poza EOG, zastosujemy odpowiednią podstawę prawną i wymagane zabezpieczenia, takie jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

11. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, oraz przez okres wymagany przepisami prawa.

• Konta użytkowników: przez okres aktywności konta oraz przez czas potrzebny do rozliczenia współpracy i ochrony przed roszczeniami.
• Historia zamówień i transportów: przez okres współpracy oraz okres wymagany do rozliczenia, audytu, obsługi reklamacji i ochrony przed roszczeniami.
• Dane lokalizacyjne i historia trasy: przez okres niezbędny do potwierdzenia realizacji transportu, rozliczenia usługi, zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi ewentualnych roszczeń.
• Zdjęcia, podpisy i dokumentacja transportowa: przez okres niezbędny do wykonania i udokumentowania usługi, obsługi reklamacji oraz spełnienia obowiązków prawnych.
• Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady do 10 lat.
• Umowy i korespondencja: do upływu obowiązujących terminów przedawnienia roszczeń.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa: przez okres niezbędny do ochrony systemu, analizy zdarzeń i zapobiegania nadużyciom.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

12. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Niektóre dane mogą nie zostać usunięte natychmiast, jeśli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami: info@transportkris.com .

Masz także prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

13. Usunięcie konta i danych

Użytkownik może wystąpić o usunięcie swojego konta i danych, kontaktując się z nami pod adresem: info@transportkris.com .

Jeżeli odpowiednia funkcja jest dostępna w panelu lub aplikacji, żądanie usunięcia konta może zostać również przesłane bezpośrednio z poziomu konta użytkownika.

Po otrzymaniu żądania konto zostanie usunięte lub zanonimizowane, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać z powodu obowiązków prawnych, księgowych, podatkowych, bezpieczeństwa lub ochrony przed roszczeniami.

14. Pliki cookies

Na stronie internetowej używamy plików cookies niezbędnych do działania serwisu, logowania, utrzymywania sesji, bezpieczeństwa i zapamiętywania ustawień.

Cookies analityczne lub marketingowe mogą być używane wyłącznie wtedy, gdy jest to dozwolone prawem i użytkownik udzielił wymaganej zgody.

Preferencjami cookies można zarządzać za pomocą banera cookies oraz ustawień przeglądarki.

15. Powiadomienia

Aplikacja może wysyłać powiadomienia dotyczące nowych zleceń, zmian statusów, informacji o odbiorze i dostawie, wymaganych czynności, terminów dokumentów oraz ważnych komunikatów bezpieczeństwa.

Użytkownik może zarządzać powiadomieniami w ustawieniach swojego urządzenia. Wyłączenie powiadomień może spowodować, że niektóre ważne informacje nie zostaną zauważone na czas.

16. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych za pomocą HTTPS/TLS,
• kontrolę dostępu zależną od roli użytkownika,
• indywidualne identyfikatory użytkowników i zamówień,
• zabezpieczenia sesji i logowania,
• rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa,
• ograniczenie dostępu do upoważnionych osób,
• kopie zapasowe oraz procedury odzyskiwania danych,
• ochronę plików i dokumentów przed publicznym dostępem.

Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych nie zapewnia całkowitego bezpieczeństwa, jednak podejmujemy działania odpowiednie do rodzaju danych i poziomu ryzyka.

17. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie stosujemy profilowania użytkowników ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałoby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.

18. Korzystanie z aplikacji przez osoby upoważnione

Aplikacja TK Kurier jest przeznaczona przede wszystkim dla kierowców, partnerów, pracowników i innych osób upoważnionych do obsługi transportów realizowanych w systemie Transport Kris.

Użytkownik powinien korzystać wyłącznie z własnego konta i urządzenia, do którego ma uprawniony dostęp, oraz wykonywać czynności zgodnie z powierzonym zakresem obowiązków.

19. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian prawa, funkcji aplikacji, zabezpieczeń lub sposobu świadczenia usług.

Aktualna wersja polityki jest dostępna pod adresem: https://transportkris.com/rodo-pl/ .